Tehokasta viestintää – projektipäällikön haasteet

  • 0

Tehokasta viestintää – projektipäällikön haasteet

Tags : 

 Kuinka usein olet kuitannut viestinnän ”hoidetuksi” projektisuunnitelmassasi vaikka et ole suonut asialle ajatustakaan? Sinulla on varmasti erinomaiset viestintätaidot, mutta viestitkö projektissasi tehokkaasti? Onko projektiryhmäsi ollut tyytyväinen viestintääsi aiemmissa projekteissasi? Projektimainen työskentelytapa on lisääntynyt ja lisääntyy koko ajan vauhdilla. Monitaitoisia projektipäälliköitä tarvitaan ja projektipäälliköiden pätevyys- ja kokemusvaatimukset sen kun vain lisääntyvät. Yksi tällainen vaatimus projektipäälliköille on muutosjohtamis- ja viestintäosaaminen.Isoissa toiminnankehityshankkeissa projektiin palkataan usein asiantuntija, joka hoitaa projektin viestinnän ja muutosjohtamisen ammattimaisesti. Esimerkkinä tällaisista vaikka kansainväliset ERP- tai PLM-projektit.Pienemmissä ja lyhytkestoisemmissa projekteissa projektipäälliköiden pitää hoitaa projektin viestintä ja muutosjohtaminen kokonaan itse.

Viimeaikaisissa tutkimuksissa (esim. PMI’s 2013 Pulse of the Profession report ) tehokas viestintä kaikille sidosryhmille projektin aikana on todettu projektien tärkeimmäksi menestystekijäksi. Samoissa tutkimuksissa on myös todettu, että mitä onnistuneempaa viestintä on projekteissa, sitä tehokkaammin ja nopeammin organisaatiot pääsevät hyödyntämään liiketoiminnassa projektin tuottamia bisneshyötyjä.

Jos viestintä projektissa kerran on näin merkittävää liiketoiminnalle, miksi projektipäälliköiltä ei edellytetä tehokkaampaa viestintää näissä liiketoiminnan kehityshankkeissa?

Projektipäällikkö kohtaa usein seuraavia haasteita johtaessaan projekteja:

MONINAISET SIDOSRYHMÄT

Nykyiset toiminnankehityshankkeet ovat usein globaaleja ja toimintaa kehitetään aiempaa monimutkaisemmassa ympäristössä sekä hyvin haastavassa taloudellisessa tilanteessa. Ennen riitti, että projektiryhmä ja bisnesjohto pidettiin ajan tasalla silloin tällöin. Nykyisin ilman kunnollista viestintästrategiaa ja –suunnitelmaa on lähes mahdotonta pitää kaikkia sidosryhmiä ajan tasalla ja informoituina.

Lisäksi viestintä organisaatioissa on ollut melkoisessa myllerryksessä viime vuosina. Viestintäkanavat ovat muuttumassa interaktiivisempaan suuntaan, sisältöjä tuottaa muutkin kuin vain nimetyt viestintäpäälliköt, kanavia on tullut valtavasti lisää, eri sidosryhmät seuraavat eri kanavia jne.

Toimintaympäristön ja viestinnän muutosten vuoksi projektipäällikkö ei enää voi vain kopioida ”viestintäsuunnitelmaa” edellisestä projektisuunnitelmastaan, vaan viestintä täytyy suunnitella joka kerta kuhunkin yhteyteen sopivaksi ja kaikkien sidosryhmien tarpeiden mukaiseksi..

PROJEKTIRYHMÄN IHMISET OVAT ERILAISIA

Projektiryhmään haetaan oikeat ja hyvin pienen osaamissiivun hallitsevia asiantuntijoita usein ympäri maailmaa. Nykyisin on siis tavallista, että projektiryhmän jäsenet eivät tunne toisiaan eivätkä ole koskaan työskennellet yhdessä.

Projektipäällikön on siksi panostettava paljon ryhmähengen kehittämiseen, jotta nämä toisilleen entuudestaan tuntemattomat asiantuntijat saadaan työskentelemän yhteisen tavoitteen eteen saumattomasti. Näiden erilaisten teambuilding-aktiviteettien aikana projektipäällikkö ratkoo monta kulttuurien erilaisuuteen liittyvää, ikäeroihin ja erilaiseen koulutustaustaustaan liittyvää ongelmaa.

JATKUVASTI MUUTTUVAT TILANTEET

Koska projektit elävät ja tilanteet muuttuvat projekteissa koko ajan, projektipäällikön täytyy panostaa tiedon päivittämiseen tehokkaasti koko ajan ja kaikille sidosryhmille. Tämä edellyttää projektipäälliköltä esimerkiksi hyvin ylläpidettyjä ja ryhmiteltyjä jakelulistoja, jatkuvaa tiedottamista projektin etenemisestä, selkeitä pääviestejä kullekin sidosryhmälle, sidosryhmien aktiivista kuuntelua jne.

Sidosryhmien hallintaa ja systemaattista viestintää ei voi toteuttaa käytännössä tehokkaasti ilman viestintäsuunnitelmaa. Viestintäsuunnitelmaa luodessaan projektipäällikön tulee kysyä mm. seuraavia kysymyksiä:

  • Minkälaista viestintää eri sidosryhmät tarvitsevat? (Projektipalavereita, kyselyitä, teambuilding-aktiviteetteja, projektin newslettereitä jne.)
  • Mitkä ovat projektin viestinnän tavoitteet?
  • Kenelle viestitään?
  • Kuinka usein viestitään?
  • Mitä pitää viestiä? (raportit, yhteenvedot, projektin eteneminen jne.)

Tehokkaalla viestinnällä tarkoitetaan sitä, että oikeat ihmiset saavat tarvitsemaansa tietoa oikeaan aikaan ja sillä on kuhubkin sidosryhmään tarkoituksenmukainen vaikutus.

Projektipäällikön on päivitettävä viestintäsuunnitelmaa keräämänsä palautteen perusteella koko projektin ajan ja sopeutettava viestinnän aktiviteetteja saamansa palautteen mukaiseksi.

Projektipäälikön kannattaa hyödyntää lukemattomia viestinnän työkaluja suunnitellessaan ja toteuttaessaan viestintää projektissaan.

Seuraavassa muutama hyödyllinen ja eniten käytössä oleva työkalu projektin viestinnän suunnitteluun ja toteutukseen:

1. Sidosryhmäanalyysi, jonka tarkoituksena on selvittää, kuinka paljon kullakin sidosryhmällä on vaikutusvaltaa (power) muutokseen ja kiinnostusta (interest) työskennellä hankkeen eteen. Tämän analyysin avulla projektipäällikkö voi suunnitella, miten hän voi yrittää vaikuttaa kuhunkin sidosryhmään ja kuinka eri sidosryhmät tulevat todennäköisesti tukemaan tai vastustamaan hanketta.

Sidosryhmäanalyysi

Kuva 1: Sidosryhmäanalyysi

2. Mahdollisten ongelmien analysointiin projektipäällikkö voi hyödyntää kalanruotodiagrammia. Jokainen ruoto on tiettyyn aihealueeseen liittyvä ongelma ja se jakautuu pienemmiksi ruodoiksi, jotka ovat syitä kyseiseen ongelmaan. Tämä työkalu on helppo ja yksinkertainen, kun ongelman ydin pitää löytää nopeasti.

kALANRUOTODIAGRAMMI
Kuva 2. Kalanruotodiagrammi / Ishikawa-diagrammi

3. RACI-kartta on hyödyllinen, kun projektipäällikkö varmistaa, että jokaisella viestintäaktiviteetilla on vähintäänkin yksi vastuuhenkilö. Lisäksi se auttaa näitä vastuuhenkilöitä itseään näkemään nopeasti, mistä asioista ja missä roolissa he ovat projektin viestinnässä vastuussa. Tämän avulla myös saadaan estettyä turhien ja päällekkäisten viestintäaktiviteettien tekeminen.

RACI kartta

Kuva 3: RACI-kartta. (R-Responsible, A-Accountable, C-Consulted, I-Informed)

Projektipäällikön kannattaa siis suunnitella projektin viestintä systemaattisesti, jotta tavoitellut bisneshyödyt saavutetaan tehokkaasti ja nopeasti. Viestinnän hoitamiseksi projektipäälliköllä on paljon systemaattisia työkaluja, joilla hän voi varmistaa ammattimaisen ja tarkoituksenmukaisen viestinnän projektissaan ketään sidosryhmää unohtamatta.

 

Kommentoisitko alla,

  • oliko tästä artikkelista sinulle hyötyä
  • minkälaista tietoa olisit kaivannut lisää

Jätä kommentti

Spämmitarkastus *