Tag Archives: monitorointi

  • 0

Miten saat täydet tehot ja bisneshyödyt irti uudesta sovelluksestanne

Tags : 

Mietihän vaikka yrityksenne viimeisintä ERP-käyttöönottoa tai intranet-uudistusta. Kuinka monipuolisesti sinä itse hyödynnät työssäsi näitä uusia työkaluja?

Joko osaat esimerkiksi hyödyntää uuden intranne ryhmätyökaluja, jotta saat kerättyä eri puolilla maailmaa työskentelevältä porukaltasi heidän ideansa talteen tehokkaasti ja sitoutettua heitä toimimaan yhteistyössä yhteisten tavoitteidenne eteen?

Vai jäikö uuden intranne käyttöönotto sille tasolle, että porukka käy siellä vain lukemassa uusimmat nimitysuutiset ja ruokalistan? Kuinka se hyödyttää bisnestänne? Ostitteko uuden intra-sovelluksen kaikkine hienouksineen vain siksi, että teillä on uusi paikka, jossa julkaisette ja säilötte uutisianne, kuten teitte edelliselläkin intrallanne? Eikö mikään muuttunutkaan paremmaksi?

Jokaisen uuden sovelluksen pitää tarjota liiketoiminnallesi merkittäviä bisneshyötyjä ja muuttaa liiketoimintaanne paremmaksi ja tuottavammaksi.

Paraskaan tekniikka ei riitä, jos käyttäjät eivät käytä uutta ratkaisua ”oikein”

Pelkkä tekniikan vaihtaminen ja prosessien uudistaminen eivät riitä, jos ihmiset eivät käytä uutta ratkaisua sovitulla tavalla. Koko organisaatiolla on paljon opittavaa ja oppi pitäisi saada käyttöön nopeasti ja bisneksen normaalia pyörimistä häiritsemättä.

Mieti, kuinka voit soveltaa esimerkiksi seuraavia keinoja parantaaksesi tärkeimpien sidosryhmiesi muutosvalmiutta ja –nopeutta uuden sovelluksen monipuoliseen hyödyntämiseen:

1.Millainen on teille sopivin muutosjohtamisstrategia ja –suunnitelma?

Käyttöönottoprojektillanne on takuuvarmasti erinomainen projektinjohtomalli ja -suunnitelma, joiden mukaan käyttöönotto etenee ja kaikki tekniset asiat tulee tehtyä ajallaan.

Sen lisäksi tarvitset muutosjohtamisstrategian ja –suunnitelmat, viestintä- ja koulutussuunnitelmat ja monta muuta työkalua, joiden avulla varmistat, että saat organisaatiosi ihmisille sellaisen osaamisen ja valmiuden, että he pystyvät käyttöönoton jälkeen käyttämään uutta työkalua monipuolisesti omaksi ja liiketoimintanne hyödyksi.

2.Kuinka hoidat käyttöönoton riskienhallinnan?

Mistä riskit yleensä johtuvat ja kuinka ne realisoituvat? Juuri niin, ihmisten tekemisistä tai tekemättä jättämisistä. Aina.  Ja kokemuksesta tiedän, että ihmiset ovat sangen luovia, kun he yrittävät välttää hyviä ja hyödyllisiäkin muutoksia, koska kaikki muutokset vaativat aina uuden oppimista normaalityön lisäksi.

Mieti esimerkiksi sellaista tyypillistä tilannetta käyttöönottoprojektin aikana, että työnjohto ei päästä alaisiaan koulutuksiin, koska työnjohtaja on jo antanut osan työntekijöistään käyttöönottoprojektiin puhdistamaan dataa (data cleaning), testaamaan järjestelmää ja tekemään koulutuksia. Jonkunhan pitäisi tehdä ne työtkin käyttöönoton aikana.

Ilman koulutuksia työntekijät eivät kuitenkaan opi käyttämään uutta sovellusta monipuolisesti, vaan opettelevat tekemään sillä vain ja ainoastaan pakolliset tehtävät.

3.Miten ajattelit hoitaa viestinnän?

Tiesitkö, että merkittävissä muutoksissa pääviestiä pitää toistaa keskimäärin 17 kertaa, jotta viestisi menisi läpi? Viestintä ei siis hoidu yhdellä tiedotteella eikä tiedotustilaisuudella henkilöstölle. Tarvitset siihen paljon toistoja, selkeän pääviestin sekä sitoutuneen ja osaavan johdon toistamaan näitä viestejä kerta toisensa jälkeen kaikissa mahdollisissa tilaisuuksissa kaikille määritetyille sidosryhmille – asiakkaita ja avaintoimittajia unohtamatta.

Tärkeintä muutoksista viestittäessä on, että esimiehet kertovat muutoksen syistä, tarkoituksesta, etenemisestä ja vaikutuksista alaisilleen säännöllisesti koko käyttöönottoprojektin ajan.

Monipuolisen ja säännöllisen viestinnän avulla ihmiset oppivat kysymään tarvitsemaansa tietoa ja kuulevat oppimisen kannalta riittävän usein, mitä hyötyä heille on uudesta sovelluksesta ja kuinka he oppivat saamaan siitä parhaat tehot irti omaksi ja liiketoiminnan hyödyksi.

4.Mitä vaikutuksia uudella sovelluksella on bisnekseenne?

Muutosjohtamisen ehkä tärkein – ja samalla haastavin – osa-alue on muutoksen vaikutusten kaivaminen esiin. Projektin alussa tiedetään vasta hämärästi, mitä vaikutuksia uudella sovelluksella on bisnekseen. Mutta ketä kiinnostaa kuulla, että ”projektin tavoitteena on saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä ja tehostaa toimintaa”? Jokainen haluaa tietää, mitä tämä muutos minulle merkitsee.

Uuden sovelluksen pitäisi muuttaa jotakin paremmaksi, muutenhan sen käyttöönotossa ei olisi mitään järkeä. Silloin muutoksella todennäköisesti on vaikutusta ainakin teknologiaan, työntekijöiden rooleihin ja vastuisiin, prosesseihin ja kenties täysin uuteen ajattelu- ja toimintatapaan tehdä liiketoimintaa.

Sovelluksen testausvaiheessa aletaan vasta saada konkreettisempaa tietoa siitä, kuinka muutos vaikuttaa minuun ja minun työhöni. Lisäksi sidosryhmiesi pitää tietää mahdollisimman hyvissä ajoin, mitä heillä pitää olla valmiina ennen käyttöönottoa. Silloin on hyvä, jos sinulla on valmis konsepti, kuinka teet tunnetuksi näitä projektin vaikutuksia alaisillesi, asiakkaille ja avaintoimittajillesi.

Mitä paremmin ihmiset tietävät muutoksen vaikutukset työhönsä, sitä todennäköisempää on, että he osaavat ja ovat motivoituneita hyödyntämään sovellusta monipuolisesti käyttöönoton jälkeen.

5.Kuinka organisoit koulutukset?

Ennen sovelluskoulutukset olivat helppoja: nimettiin porukkaa super usereiksi, jotka tekivät koulutusmateriaalit ja kouluttivat. Käyttöönoton jälkeen he sitten juoksivat avustamassa oman osastonsa ihmisiä alkuvaikeuksien kanssa.

Nyt ovat asiat toisin. Ihmiset eivät enää suostu niihin perinteisiin näpyttelykoulutuksiin eikä sellaisia kai ole enää kenelläkään aikaa, varaa eikä haluakaan järjestää. Pitää olla verkkomateriaalia ja –koulutuksia, tilaisuuksia harjoitella uuden sovelluksen käyttöä, mahdollisuudet osallistua täydennyskoulutuksiin  jne.

Mitä tehokkaammat ja innostavammat koulutukset pystyt järjestämään, sitä paremmat oppimistulokset saavutat. Ja taas olet askeleen lähempänä tavoitettasi, että sovellusta hyödynnetään suunnitellulla tavalla.

6.Löytyykö sinulta vielä aikaa mitata ihmisten valmiutta käyttöönottoon?

Yksi tärkeä muutosjohtamisen osa-alue on muutoksen monitorointi ja palautteen kerääminen. Vain mittaamalla organisaation ihmisten valmiutta muutokseen pystyt tekemään ehkä kovimman päätöksen koko projektin aikana: go/no go –päätöksen.

Luuleminen ja usko eivät yksin riitä, vaan tarvitset kovaa faktaa. Sinun pitää tietää koko ajan, kuinka vahvalla pohjalla olette käyttöönotossa, eteneekö projekti tekniikan ja myös ihmisten valmiuksien osalta odotetusti, onko projektiryhmä hoitanut hommansa ajallaan, ovatko johtoryhmän jäsenet ja esimiehet tehneet kaikkensa, että sidosryhmät ovat valmiit ottamaan uuden ratkaisun käyttöönsä ja käyttämään sitä sovitulla tavalla.

Lisäksi asiakkaitasi ja avaintoimittajiasi rauhoittaa kovasti, kun he kuulevat, että toimitusajat pitävät käyttöönotosta huolimatta. Projektin teknisiä kumppaneita kiinnostaa tietää, että he ovat vapaat lähtemään aikataulun mukaisesti seuraavaan projektiin. Hallitus ja johtoryhmä haluavat varmasti pitkin projektia pitävää faktaa siitä, että budjetissa ja aikataulussa pysytään. Keskijohto haluaa tietää, että homma hoituu ja porukalla on tarvittava osaaminen käyttöönoton jälkeen. Jne., jne.  Pelkkä koulutuspalautteen keruu ei siis riitä, vaan sinun on koottava palautetta pitkin projektia.

Mitä ammattimaisemmin olet seurannut ja kerännyt tietoa organisaatiosi osaamisesta ja muutosvalmiudesta, sitä todennäköisempää on, että porukka osaa käyttää uutta ratkaisua sovitulla tavalla monipuolisesti bisneksenne hyödyksi.

7.Kuka koordinoi ja toteuttaa muutosjohtamisaktiviteetteja?

Organisaatiossasi on varmasti viety lukemattomia muutoshankkeita läpi menestyksellä, organisaatioosi on kertynyt muutoskykyä ja teillä on resurssit viedä muutos tehokkaasti läpi.

Joko olet miettinyt kenellä on aikaa, osaamista ja kokemusta hoitaa seuraavan hankkeesi muutosjohtaminen? Entä kuinka paljon organisaatiostanne löytyy motivaatiota muutoksen läpivientiin? Löytyykö teiltä itseltänne valmiit muutosjohtamismetodiikat ja –työkalut? Onko teillä riittävästi aikaa luoda ja testata mallipohjia, mittareita ja toimintatapoja, joilla pienennetään riskiä häiritä käyttöönotolla varsinaista liiketoimintaa? Oletteko päivittäneet muutosjohtamistyökalunne ja -resurssinne tämän päivän tasalle?

Jos ette, silloin kokenut muutosjohtamisen ammattilainen varmistaa organisaatiosi johdon taidot viedä kyseinen muutos läpi ammattimaisesti sekä mahdollistaa asiantuntijoidenne keskittymisen uusien liiketoimintataitojen oppimiseen ja varsinaiseen käyttöönottoon.

Ja vielä yksi kysymys: kuinka käyttöönottonne viimeksi sujui?

Autan mielelläni organisaatiosi muutoskyvyn kartoituksessa. Se on nopea (noin 1 – 3 tuntia) ja hyvä tehdä päätöksenteon pohjaksi ennen projektin aloitusta.

Tietysti rakastan sitä, että sisältöäni jaetaan ja siitä keskustellaan. Jos pidit tästä postuksesta ja haluat levittää sanaa blogistani, niin ”LinkedInitä” se, ”Twiittaa” se, ”Facebookita” se, Google plussita” se tai lähetä sähköpostia tuosta alta. Tai jaa se kaikkien noiden viiden kanavan kautta! Olisin utelias kuulemaan myös Sinun kommenttisi asiasta alla olevan kommenttilaatikon kautta! Anna palaa ja tee päivästäni mahtava! :-)