Tag Archives: muutosjohtamisen aloittaminen

  • 0

Koska on oikea aika aloittaa muutosjohtaminen

Tags : 

Jos eläisimme ihannemaailmassa, muutosjohtaminen otettaisiin mukaan hankkeeseen jo investointipäätöstä haettaessa. Silloin vältyttäisiin paljolta turhalta työltä, säästettäisiin monen ihmisen aikaa ja todella paljon rahaa. Onneksi näin jo tehdäänkin monessa yrityksessä.

Usein muutosjohtaminen otetaan osaksi projektia kuitenkin vasta siinä vaiheessa, kun investointipäätös on jo myönnetty. Mikäli olet siinä asemassa, että pystyt vaikuttamaan koska muutosjohtaminen hankkeessa aloitetaan, käytä kaikki keinosi, jotta muutosjohtaminen olisi vahvasti mukana viimeistään hankkeen kick-off-palaveria valmisteltaessa.

Kick-offiinhan kutsutaan hankkeen sponsorin lisäksi koko projektitiimi, tärkeimmät bisnesjohtajat, tekniset partnerit, laaja joukko IT-osaston väkeä, toimittajia, asiakkaita jne. Koska paikalle tulee hankkeen kannalta vaikutusvaltaiset ja merkittävät sidosryhmät, tätä tilaisuutta ei kannata heittää hukkaan. Kun kick-off suunnitellaan huolella muutosjohtamistyökaluja hyödyntäen se antaa sidosryhmille selkeän ja uskottavan kuvan, että hanketta viedään eteenpäin ammattimaisesti, sidosryhmien kunnioittaen ja bisnestä turhaan riskeeraamatta.

Mikäli muutosjohtamisen keskeiset aktiviteetit aloitetaan kuitenkin vasta kick-offin jälkeen, yleisimmät seuraukset ovat:

  1. Työntekijät vastustavat hanketta eivätkä ole kovin halukkaita sitoutumaan hankkeeseen. Mitä pidemmälle muutosjohtamisen toimenpiteitä lykätään, sitä enemmän ihmiset ehtivät levitellä huhuja ja hämmennystä. Kääntäen: mitä nopeammin otat muutosjohtamisen mukaan, siltä nopeammin saat ihmiset liikkeelle ja osallistumaan muutoksen läpivientiin.
  2. Muutosjohtaminen näyttää sidosryhmille epäammattimaiselta ad hoc –toiminnalta. Eikä syyttä. Mitä myöhemmin otat muutosjohtamisen mukaan, sitä vähemmän on aikaa tehdä pohjatyöt: selvittää kuinka paljon panostusta hankkeen muutosjohtaminen edellyttää, suunnitella tarvittavat aktiviteetit, sitouttaa hankkeen sponsorit edistämään asiaa ammattimaisesti ja suunnitella kick-offista tehokas tietopaketti merkittäville sidosryhmille.
  3. Aikaa kuluu turhaan asioiden päivittämiseen. Kun hankkeen viestintää ei hoideta systemaattisesti ja säännöllisesti, monen ihmisen aika ja energia kuluu turhanpäiväiseen tiedon etsintään ja tilanteen päivittämiseen. Tämän ajan voisi käyttää hyödyllisemminkin.
  4. Muutosjohtamista ei nähdä osana projektia. Kun projektitiimi on aloittanut työnsä ilman muutosjohtamista, muutosjohtamisen roolin ja tehtävien asettaminen osaksi projektia vasta tässä vaiheessa vaatii huomattavasti enemmän ponnisteluja ja aikaa kuin jos muutosjohtaminen olisi osana projektin toimintaa jo heti hankkeen alusta lähtien. Kun muutosjohtaminen otetaan mukaan projektiin heti alusta lähtien, sen rooli ja tehtävät voidaan esitellä tärkeimmille sidosryhmille kerralla jo kick-off-palaverissa eikä myöhemmin moneen kertaan kullekin sidosryhmälle erikseen.
  5. Projektisuunnittelussa ei oteta huomioon ihmisten johtamiseen liittyviä asioita. Mikäli projektisuunnitelma ei sisällä päätöstä, kuinka ja millä resursseilla muutosjohtaminen hoidetaan, projektisuunnitelma pitää päivittää myöhemmin uudelleen. Aikaa ja vaivaa säästetään paljon, kun projektisuunnitelma sisältää jo muutosjohtamisstrategian, -suunnitelmat ja -resurssit, jolloin tarvittavat päätökset saadaan haettua yhtä aikaa projektisuunnitelman kanssa.
  6. Projekti ei pääse hyödyntämään ylimmän johdon vaikutusvaltaa täysimääräisesti. Mikäli ylintä johtoa ei valmenneta viimeistään kick-offiin mennessä, pääviestejä ei yhtenäistetä eikä ylintä johtoa tehdä näkyväksi projektin puolestapuhujaksi, menetetään yksi parhaista tilaisuuksista sitouttaa työntekijöitä hankkeen taakse. Onneksi nykyisin ylin johto edellyttää lähes poikkeuksetta, että muutosjohtaminen otetaan mukaan hankkeisiin heti alusta lähtein.
  7. Ylimmän johdon ammattitaito asetetaan kiusalliseen valoon. Yksi muutosjohtamisen tärkeimmistä ja vaikuttavimmista osa-alueista on ylimmän johdon muutosjohtamistaitojen vahvistaminen. Tuskinpa kukaan johtaja haluaa tulla esimerkiksi kick-offissa yllätetyksi. Siksi ylimmälle johdolle on kerrottava hyvissä ajoin ennen heidän ensimmäistä julkista esiintymistään projektin puolestapuhujana, mistä projektissa on kyse, mitä heiltä odotetaan, mikä on kussakin projektin vaiheessa kaikille yhteinen pääviesti jne. Näin hankkeen sidosryhmät saavat projektista yhtenäisen kuvan ja kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan.

Mitä aikaisemmassa vaiheessa siis aloitat ammattimaisen muutosjohtamisen projektinjohdon rinnalla, sitä enemmän säästät aikaa, rahaa ja vaivaa kaikilta ja saat hankkeesi johdettua liiketoimintaa suuremmin häiritsemättä maaliin.

Mitä mieltä sinä olet?

Tietysti rakastan sitä, että sisältöäni jaetaan ja siitä keskustellaan. Jos pidit tästä postuksesta ja haluat levittää sanaa blogistani, niin ”LinkedInitä” se, ”Twiittaa” se, ”Facebookita” se, Google plussita” se tai lähetä sähköpostia tuosta alta. Tai jaa se kaikkien noiden viiden kanavan kautta! Olisin utelias kuulemaan myös Sinun kommenttisi asiasta alla olevan kommenttilaatikon kautta! Anna palaa ja tee päivästäni mahtava! :-)